Auf der Suche nach dem richtigen Steuerberater für mein Unternehmen (Teil 2)

Auf der Suche nach dem richtigen Steuerberater für mein Unternehmen (Teil 2)

Im zweiten Teil unseres Gastbeitrags geben Herr Diplom-Kaufmann Univ. Dr. Rainer Schenk (Steuerberater) und Herr Diplom-Kaufmann Univ. Joachim Matheis (Steuerberater) weitere Antworten auf vier wichtige Fragen von Unternehmern, die auf der Suche nach einem attraktiven Steuerberater sind.

  1. Wie mache ich mein Unternehmen „attraktiv“ für einen Steuerberater?
  2. Wie finde ich einen auf die Bedürfnisse meines Unternehmens spezialisierten Steuerberater?
  3. Wie sollte eine moderne Steuerberatung ablaufen?
  4. Was kostet überhaupt ein „guter“ Steuerberater?

 

Wie mache ich mein Unternehmen „attraktiv“ für einen Steuerberater?

Eine solche Fragestellung ist im Grunde genommen falsch. Das würde bedeuten, Sie sind von des Steuerberaters Gnaden abhängig, ob Sie sein Mandant werden dürfen oder nicht. Das ist die falsche Herangehensweise und entspricht nicht dem Prinzip der „Beratung auf Augenhöhe“.

Digitalisierungsgrad der Steuerkanzleien maßgebend

Der Standard wird aber heutzutage von der IT und von Systemen übernommen und ist weitestgehend automatisiert. Steuerkanzleien, die technisch und personell nicht auf hohem Niveau arbeiten, sind daher mit Vorsicht zu genießen. Der Digitalisierungsgrad kommt also eigentlich nicht vom Unternehmen bzw. der zukünftigen Mandantschaft, sondern umgekehrt, nämlich von der Steuerkanzlei.

Die richtige Steuerkanzlei sollte das betreute Unternehmen mit digitalen Lösungen vor allem im administrativen und somit buchhalterischen Bereich bei der Optimierung der Prozesse unterstützen. Sogenannte „offline Steuerberater“ sollten Sie als moderner Unternehmer oder Unternehmerin grundsätzlich meiden. Diese helfen Ihnen in puncto Digitalisierung, Optimierung und letztendlich Kostenreduzierung nicht wirklich weiter. Solche Steuerberater sind noch für die weniger online-affinen Unternehmen gut und bekannt für viel Papier, unwirtschaftliche Arbeitsprozesse und den berühmten „PPP“-Pendelordner (Pappe-Papier-Pendelordner).

Auch spielt die Nutzung einer spezifischen Software im Unternehmen des Mandanten heutzutage bei der Datenmigration in der Steuerkanzlei keine Rolle mehr, wenn die Steuerkanzlei eigene IT-Kompetenz hat und über vorhandene oder schnell implementierbare Schnittstellen auf die Daten des Unternehmens zugreifen kann.

  • Digitalisierungsgrad: Die Steuerkanzlei sollte technisch und personell auf hohem Niveau arbeiten

 

 

Wie finde ich einen spezialisierten Steuerberater, z.B. für Exportunternehmen oder Firmenübernahmen?

Nicht jeder Steuerberater ist in der Lage, bei komplexen Sachverhalten kompetent zu beraten. Gute Steuerkanzleien haben im eigenen Haus solche Experten oder im Verbund mit anderen Steuerberatern. Moderne neue Steuerberatung zeichnet sich dadurch aus, dass der Steuerberater kein Einzelkämpfer ist, sondern über ein enges und loyales fachliches Netzwerk verfügt, über das er bei Bedarf Spezialberatungen abrufen kann. Er bietet also eine umfassende Beratung. Wir nennen das ganzheitlich interdisziplinäre Gestaltungsberatung.

Idealerweise konkretisiert sich ein solches Netzwerk über einen Verbund von Steuerberatern, Rechtsanwälten und Wirtschaftsprüfern. Die Lead Position bleibt dabei beim eigenen Steuerberater, weil nur dieser seine Mandantschaft vollumfänglich kennt und damit die Beratung effektiv und ergebnisorientiert stattfinden kann.

  • Steuerkanzlei sollte über ein umfassendes Netzwerk (über einen Verbund) von Steuerberatern, Rechtsanwälten und Wirtschaftsprüfern verfügen

 

 

Den richtigen Steuerberater für mein Unternehmen findenWie sollte eine moderne Steuerberaterung ablaufen?

Der Mandant einer „idealen“ digitalen Kanzlei prüft bei Belegeingang auf inhaltliche Richtigkeit und die richtige Höhe der Preise. Dann scannt, fotografiert oder übermittelt der Mandant den schon elektronischen Beleg an den Steuerberater. Hierfür stellt der Steuerberater entsprechende IT-Lösungen bzw. Apps zur Verfügung. Der Beleg wird beim Steuerberater weitestgehend automatisiert gebucht und mit der Verbuchung ein Zahlungssatz erzeugt. Der Zahlungssatz wird von der Steuerkanzlei unter Überprüfung der Liquiditätslage des Mandanten an die Bank versendet und von dieser zum eingestellten Datum überwiesen.

Bei Rechnungen des Mandanten an seine Kunden (Ausgangsrechnungen) wird durch Übermittlung der Rechnung an den Steuerberater die Lastschrift zu den einzelnen Rechnungen an die Bank zur Ausführung gebracht oder das Mahnwesen bei Kunden, die überweisen, bearbeitet.

In diesem Prozess werden alle Belege so archiviert, dass diese ebenso rechtsgültig sind wie das Original in Papierform.  

Alle Archivierungspflichten und Aufbewahrungspflichten werden dabei gleich mit erfüllt. Die komplette Belegablage erfolgt auf Servern zu maximalen Sicherheitsstandards. Die auf den Servern vorhandene Cloud-Applikation dient der Belegübermittlung an den Berater und zur Übermittlung aller für den Mandanten wichtigen Auswertungen aus seiner Buchhaltung.

Datenverfügbarkeit in Echtzeit für Unternehmer und Berater

Die Cloud ist damit die zentrale Drehscheibe der digitalen Zusammenarbeit zwischen Mandant und Steuerkanzlei. Der Mandant hat immer aktuelle Zahlen und alle seine Bilanzen und betriebswirtschaftlichen Auswertungen an einem Ort digital verfügbar.

Über die Cloud kann die Kassenführung, die Rechnungserstellung und der Zahlungsverkehr mit kompletter Vernetzung zur Finanzbuchhaltung erledigt werden. Nach dem gleichen System wird die Übermittlung der Mitarbeiterdaten und Bewegungsdaten in der Lohnabrechnung durchgeführt. Die entsprechenden Belege müssen nur einmal übermittelt werden und alles weitere, wie das Erzeugen der Abrechnung, der Zahlungssätze und Übermittlung an die Bank wird von der Steuerkanzlei erledigt.

Die digitale Lohnabrechnung kann bis zur digitalen Personalakte ausgebaut werden. Nicht nur Buchhaltung und Löhne, auch das Vertragswesen und die Überwachung aller in den Verträgen enthaltenen Fristen können als digitales Vertrags- und Überwachungsarchiv durch die Steuerkanzlei für den Mandanten zur Verfügung gestellt werden.

Ein digitaler Steuerberater ist somit in der Lage, jede Vernetzung mit der Bank, dem Finanzamt und sonstigen Institutionen zu nutzen und alle für die korrekte Erstellung der Buchhaltung, der Bilanzen, der Lohnabrechnungen und Steuererklärungen nach rechtlich fest vorgeschriebenen Wegen elektronisch abzurufen und zu verarbeiten.

Alles Relevante ist an einer Stelle übersichtlich archiviert und mit modernen Volltextsuchen ausgestattet. Neben der Archivierung werden aber auch alle Vorsysteme wie Zeiterfassung und die Warenwirtschaft elektronisch mit der Cloud verbunden und verarbeitet. Die Maxime dabei ist, einen Beleg komplett ortsunabhängig nur einmal anzufassen und damit alles rechtssicher und effizient zu erledigen.

Digitalisierungsfortschritt im Sinne der Mandanten

Mit einer kompletten Digitalisierung des Finanzwesens kann sich der Mandant auf sein Kerngeschäft konzentrieren und gewinnt wertvolle Zeit für sein Geschäft aber auch für sein Privatleben. Aber nicht nur die zeitlichen Ressourcen werden hier deutlich optimiert. Im Idealfall einer digitalisierten Zusammenarbeit zwischen Mandant und Steuerkanzlei kommt es zu einer erheblichen Einsparung von Steuerberaterkosten zu Gunsten des Mandantenunternehmens.

  • gute Beziehung durch transparente Kommunikation
  • digitalisierte Zusammenarbeit
  • Datenverfügbarkeit in Echtzeit für Unternehmer und Berater

 

Den richtigen Steuerberater für mein Unternehmen findenWelche Kosten kommen auf mich als Unternehmer zu?

Der Steuerberater rechnet seine Leistungen grundsätzlich nach der Steuerberatervergütungsverordnung ab. Diese stellt sich für den Mandanten in der Regel als „Buch mit sieben Siegeln dar“ und führt in der Tat nicht selten zu unschönen Überraschungen. Von daher sollte man als moderne Steuerkanzlei im gesetzlich zulässigen Rahmen seine Leistungen gegenüber den Mandanten eher prozessorientiert und transparent abrechnen. Gemeint sind damit die betriebswirtschaftlichen Grundsätze.

Gerade in Bezug auf den Automatisierungsaspekt von administrativen Arbeitsprozessen sollte eine Steuerkanzlei ihre Leistungen vornehmlich nach dem angefallenen Zeitaufwand und einem vereinbarten Stundensatz abrechnen. Auch hier gilt es, die Höhe des Stundenverrechnungssatzes durch den (zukünftigen) Mandanten zu hinterfragen.

Es gibt bestimmte Faktoren, die die Höhe des Stundenverrechnungssatzes und das Honorar insgesamt negativ beeinflussen. Dazu gehört beispielsweise eine suboptimale Struktur und Organisation der Steuerkanzlei und ein weniger gut ausgeprägtes Ressourcen- und Prozessmanagement, aber auch langsame Bearbeitungszeiten der Mitarbeiter. Unwirtschaftliche, unstrukturierte und langsam arbeitende Steuerkanzleien „finanziert“ der Mandant dann womöglich über überhöhte Honorarrechnungen mit.

Offene Kommunikation zwischen Mandanten und Berater sorgt für faire Beratungskosten

Kostenvergleiche sollte man daher als designierter Mandant im Vorfeld einer vertraglichen Bindung vornehmen und sich nicht nur auf ein einziges Angebot einlassen.

Es liegt aber auch in der Natur der Sache, dass die Kosten für die Leistungen des Steuerberaters auch von der Entwicklung des Unternehmens abhängig, also variabel sind. So wird bei  einer Umsatzverdopplung das Honorar nicht gleich bleiben. Aber auch hier sind die Kosten gemeinsam zwischen Steuerkanzlei und Mandant planbar. Über vorher festgelegte pauschale Honorare oder mittels all inclusive Honorar Flat Rate.

  • faire Abrechnung: nach tatsächlich angefallenem Zeitraum abrechnen
  • offene Kommunikation

 

Der richtige Steuerberater für mein Unternehmen FazitFAZIT: Das macht eine gute Steuerkanzlei für Unternehmen aus

Für moderne Unternehmen sollte bei der Auswahl des Steuerberaters darauf geachtet werden, ob dieser seine Steuerkanzlei auch unternehmerisch und zeitgemäß führt. Neben moderner Technik und eigenem Fachwissen spielt auch die personelle Besetzung der Kanzlei eine wichtige Rolle. Der Steuerberater-Chef, aber auch dessen Mitarbeiter sollten sehr IT-affin sein und die Potenziale der Digitalisierung bei den eigenen Arbeitsprozessen nutzen.

Ein vorhandenes Qualitätsmanagementsystem in der Steuerkanzlei unterstützt in allen Bereichen der operativen Arbeit und schafft standardisierte Prozesse, die automatisiert werden können. Alles was prozesstechnisch repetierbar ist, wird automatisiert. Das setzt zeitliche und personelle Ressourcen frei. Diese können für echte und individuelle sowie zusätzliche Beratung genutzt werden.

 

Über die Autoren dieses Beitrags:

STB Dr. Schenk ist zusammen mit STB Matheis Gründer der bundesweit und international tätigen STEUERRAT AG Steuerberatungsgesellschaft mit Sitz in Heidenheim (steuerrat.ag). Zusammen mit fünf weiteren Aktionären und Berufsträgern (Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte), den dahinter stehenden fünf bundesweiten Verbundkanzleien und rund 40 Mitarbeitern betreut STEUERRAT vornehmlich kleine und mittlere Unternehmen. Darüber hinaus berät STEUERRAT andere Steuerkanzleien bei komplexen Sachverhalten, in Organisationsfragen und beim Qualitätsmanagement. STEUERRAT sieht sich als Digitalisierungszentrum des deutschen Mittelstands. STEUERRAT verfügt über eine eigene IT Entwicklungsabteilung und schafft digitale Beratungslösungen (TaxTech) für die von ihr betreuten Unternehmen. STB Dr. Schenk selbst hat als STEUERRAT Verbundkanzlei die KANZLEI DR. SCHENK (kanzleidrschenk.de), eine ISO zertifizierte Steuerkanzlei, STB Matheis (stb-matheis.de) hat ebenso eine ISO zertifizierte Steuerkanzlei, mit 18 Mitarbeitern im STEUERRAT Verbund. All das, was beide Steuerberater mit ihren fünf Partnern tun, kanalisiert sich über die STEUERRAT AG als Marke und „One Face to the Customer“.

Bild: Die sieben Berufsträger der STEUERRAT AG (von links oben: STB Dipl.-Kfm. Dr. Rainer Schenk, STB/WP/RA Thorsten Jakobi, STB Dipl.-Kfm. Joachim Matheis, RA Bernhard Reindl, STB/Bachelor of Laws (LL.B.) Pascal Mack, RA Patrick Häusler, RA Joachim Griesang).

Weitere Verbundkanzleien von STEUERRAT: JM Jakobi Mack, HRJM Rechtsanwälte

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