Auf der Suche nach dem richtigen Steuerberater für mein Unternehmen (Teil 1)

Auf der Suche nach dem richtigen Steuerberater für mein Unternehmen (Teil 1)

Im ersten Teil unseres Gastbeitrags geben Herr Diplom-Kaufmann Univ. Dr. Rainer Schenk (Steuerberater) und Herr Diplom-Kaufmann Univ. Joachim Matheis (Steuerberater) Antworten auf die wichtigsten 3 Fragen von Unternehmern, die auf der Suche nach einem Steuerberater sind:

  1.  Wie finde ich einen guten Steuerberater für mein Unternehmen?
  2.  Benötige ich überhaupt einen Steuerberater?
  3.  Worauf muss ich bei der Wahl meines Steuerberaters achten?

 

Ab wann und wofür benötige ich als Unternehmer einen Steuerberater?

Die zahlreichen digitalen Shareware Billig-Angebote für die Erstellung der Finanzbuchhaltung und die Abwicklung des Zahlungsverkehrs ersetzen generell nicht den Steuerberater. Diese Discount-Buchhaltungs-Software-Produkte erreichen sehr schnell ihre Grenze und dann muss mühsam zusätzliche Expertise eingeholt werden. Wir haben natürlich in unserem digitalen „Versuchslabor“ die eine oder andere Lösung vorbehaltlos auf Herz und Nieren getestet. Solche Lösungen sind sicherlich für Kleinstunternehmen, Freelancer und digitale Nomaden interessant.

Das gefährliche Halbwissen aus dem Internet reicht jedoch nicht aus, ohne Steuerberater alle steuerlichen Belange und Risiken zu berücksichtigen. Gerade im Stadium der Gründung ist es wichtig, die steuerliche Weichenstellung richtig vorzunehmen. Je nachdem, in welcher Branche man als Gründer zukünftig unterwegs ist, nimmt die Komplexität zu. Das betrifft insbesondere den Bereich der Umsatzsteuer.

Umsatzsteuer – Fehler können teuer werden

Fehler treten oft erst später zum Vorschein. Das kostet dann richtig viel Geld. Besonders, wenn auf einen Schlag Umsatzsteuer für mehrere Jahre rückwirkend an das Finanzamt zu bezahlen ist. Umsatzsteuer, die teilweise jahrelang nicht oder falsch berechnet wurde.

In der Beratungspraxis eines Steuerberaters kommt es nicht selten vor, dass bei solchen „Umsatzsteuer-Unfällen“ erst dann der Steuerberater konsultiert wird, wenn es zu spät ist. Neben ungeplanten Steuernachzahlungen folgt gerade im Bereich der Umsatzsteuer die Einleitung eines Steuerstrafverfahrens wegen Steuerhinterziehung gegen den Unternehmer, gefolgt von einer empfindlichen Geldstrafe.  

Geld, das so mancher Gründer am Anfang sparen möchte und aus diesem Grund keinen Steuerberater einbindet, zahlt er später als Vielfaches nach. Kein lohnendes Vorgehen.

Wichtige Hilfestellung in der Gründungsphase und bei der Wahl der Rechtsform

In der Gründungsphase sind wichtige Entscheidungen zu treffen, die sowohl steuerliche als auch haftungsrechtliche (in Abhängigkeit der richtigen Rechtsformwahl) und schlussendliche finanzielle sowie strategische Auswirkungen haben. Kommt es hier erst zu einem späteren Zeitpunkt zu Korrekturversuchen, können diese scheitern oder dem Unternehmen sehr viel Geld kosten.

Natürlich kann es auch Sinn machen, aus Kostengründen in der Gründungsphase erst einmal eine schmale Lösung für das Unternehmen zu wählen, um dann aber später, in der Wachstumsphase, einen Wechsel vorzunehmen. Damit ist vor allem die richtige Wahl der Rechtsform gemeint. Das Umwandlungsrecht liefert hier zweckmäßige Lösungsansätze. Ohne einen qualifizierten Steuerberater ist es eher schwierig, solche „Entrepreneur Lifetime Gestaltungen“ vorzunehmen.

Finanzierung des Gründungsvorhabens sicherstellen

Last but not least spielen auch die kaufmännischen Potenziale eines Gründers eine wichtige Rolle bei der Entscheidung, ob man mit oder ohne Steuerberater auf die unternehmerische Reise geht. Rund 70 % der gescheiterten Gründungen scheitern an kaufmännischen und finanzwirtschaftlichen Fehlern in der Gründungsphase. Gute Steuerberater erarbeiten gemeinsam mit dem Unternehmer im Vorfeld ein finanzwirtschaftliches Konzept, das die Gesamtfinanzierung des Gründungsvorhabens sicherstellt.

Clevere und weitsichtige Steuerberater sehen in einem „Gründungsmandat“ auch die Chance einer langjährigen Mandatsbeziehung. Eine Beziehung, in der es nicht von Anfang an darauf ankommt, die üblichen Deckungsbeiträge aus den Honoraren zu erzielen, sondern die Beratung in der Gründungsphase durchaus als PreSales zu betrachten. Wichtig ist aber, dass zwischen dem Gründer und dem Steuerberater von Anfang an offen und transparent über die Kosten gesprochen wird und eine vertragliche Beziehung für beide Seiten Planungssicherheit bietet.

  • Umsatzsteuerfehler zu Beginn vermeiden
  • In der Gründungsphase richtige Entscheidungen treffen
  • Kaufmännische und finanzwirtschaftliche Expertise beim Steuerberater einholen

 

Wie erkenne ich, ob ein Steuerberater qualitativ gut arbeitet?

Das ist keine einfache Frage! Die Branche der Steuerberater befindet sich in einem historischen Umbruch.

Junge Unternehmer und Unternehmerinnen sind häufig online-affin und erhoffen sich vom Steuerberater smarte Lösungen für die Bewältigung der typischen Buchhaltungsaufgaben. Die Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen und der Steuerkanzlei soll dabei sinnvoll und arbeitsteilig – von überall aus – möglich sein. Das Ziel ist, die  Automatisierung von Standardprozessen im Fokus zu halten.

Darüber hinaus erwarten Unternehmer/innen von ihrem Steuerberater mehr Potenzial in der gestaltenden Steuerberatung und betriebswirtschaftlichen Beratung des Unternehmens. Auch besteht der Wunsch, dass der Steuerberater die Möglichkeiten der modernen Kommunikationstechnik nutzt, ohne dass die individuelle Beratung darunter leidet.

Steuerberatung „auf Augenhöhe“ mit den Mandanten

Beratung „auf Augenhöhe“ bedeutet für einen erstklassigen Steuerberater, dass dieser den Mandanten, die Mandantin, nicht bevormundet, sondern sich als Coach des Unternehmers, der Unternehmerin sieht – und proaktiv das Mandantenunternehmen durch vorausschauende Beratung begleitet und fördert.

Der Steuerberater „State of the Art“ muss einen ganzheitlichen und interdisziplinären Beratungsansatz verfolgen. Zahlen des Unternehmens müssen weitestgehend aktuell sein. Denn sie sind die Grundlage für steuerliche und betriebswirtschaftliche „Vorwärtsberatung“.

Zeit nehmen, um die passende Steuerkanzlei zu finden

Natürlich haben viele Steuerkanzleien zur Selbstdarstellung eine „tolle Homepage“. Doch wenn Sie als Unternehmer von einem Steuerberater erstklassig beraten werden möchten, sollten Sie zunächst darauf achten, welche Rezensionen er ausweist. Wie wird z.B. über den Steuerberater auf Google berichtet? Das ersetzt jedoch nicht das persönliche Gespräch. Sie sollten sich immer darüber im Klaren sein, dass der Steuerberater ein Dienstleister ist.

Falsch ist der Ansatz, einen Steuerberater in „demütiger“ Haltung aufzusuchen. Das ist keine Beratung auf Augenhöhe.

Es spielt heutzutage auch keine Rolle mehr, wo der Steuerberater lokalisiert ist. Die moderne Steuerberatung erfolgt bundesweit, ohne dass die persönliche Mandatsbeziehung darunter leiden muss. Moderne Kommunikations-Tools (Skype Konferenz, Videotelefonie, Kanzlei Chatroom oder Workspaces) sollten bei einem erstklassigen Steuerberater zum gängigen Handwerkszeug gehören.

Wie erkennen Sie nun den richtigen Steuerberater?

Es gibt eine neue Perspektive des Mandanten bei der Auswahl der richtigen Steuerkanzlei. Wir haben dabei folgendes Szenario: Wären wir als Unternehmer auf der Suche nach einer geeigneten Steuerkanzlei, würden wir den Kanzleiinhaber fragen, ob und wie er seine Kanzlei unternehmerisch steuert. Insbesondere käme es uns darauf an, zu wissen, wie man in der Kanzlei mit dem Allokationsthema und dem Ressourcenmanagement umgeht. Des Weiteren, wie der eigene Stand der Digitalisierung des Workflows ist und wie die strategische Planung des Unternehmens „Kanzlei“ ausschaut. Nur wenn wir insgesamt für uns zufriedenstellende Antworten auf unsere Fragen bekommen, würden wir dieser Steuerkanzlei das Mandat übertragen.

Darüber hinaus können auch die berufliche Laufbahn und die Erfahrung eines Steuerberaters für dessen Qualität durchaus eine Relevanz haben. Nicht nur Akademiker, sondern auch sogenannte Quereinsteiger können sich der Steuerberaterprüfung unterziehen.

  • Steuerberater kommuniziert auf Augenhöhe mit mir
  • Zeit nehmen, um die passende Kanzlei zu finden
  • Qualität, Referenzen, persönlicher Kontakt sind wichtige Anhaltspunkte

 

Wann ist der optimale Zeitpunkt, seinen Steuerberater zu wechseln? Was muss dabei beachtet werden?

Durch den technischen Fortschritt in der Datenverarbeitung spielt der Zeitpunkt für den Wechsel des Steuerberaters eigentlich keine entscheidende Rolle. Wenn man als Mandant oder Mandantin nicht mehr zufrieden ist, sollte vor einem Wechsel zunächst ein klärendes Gespräch mit dem Steuerberater geführt werden. Vielleicht findet man dann doch wieder zusammen. Dieses Gespräch sollte man aber nicht auf die lange Bank schieben und den Mülleimer der Unzufriedenheit nicht weiter befüllen.

Wenn man sich dennoch für einen Beraterwechsel entschieden hat, ist der neue Steuerberater in der Lage, zu jedem Zeitpunkt den fachlichen und technischen Wechsel durchzuführen.

Sofern mit dem alten Steuerberater ein Vertrag abgeschlossen wurde, sollte dieser von dem neuen Steuerberater im Vorfeld einer Kündigung geprüft werden, um etwaige Streitigkeiten zu vermeiden. In den meisten Fällen sind aus berechtigtem Grund Steuerberaterverträge jedoch ohne besondere Fristen kündbar. Ansonsten ist ein Steuerberaterwechsel datentechnisch reibungslos möglich.

Was passiert mit Belegen und Dokumenten?

Die relevanten Daten wie Jahreskonten der Finanzbuchhaltung inkl. Summen- und Saldenlisten, betriebswirtschaftliche Auswertungen, Jahresabschlüsse und Gewinnermittlungen inklusive Anlageverzeichnissen, GoBD-Dateien der letzten Jahre, Lohnsteuerunterlagen, Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Beitragsnachweise und Lohnsteuer-Anmeldungen, Bescheide, Berufsgenossenschaftsbescheide, Steuererklärungen privat und betrieblich, Steuerbescheide und auch eventuell vorhandene Originalbelege und -verträge werden an den neuen Steuerberater übertragen.

Das und alle erforderlichen Formalitäten übernimmt die neue Steuerkanzlei.

Ein guter Steuerberater sollte sich dabei den Steuerberaterwechsel nach Möglichkeit mit einem pauschalen Honorar für das Setup vergüten lassen.

  • Ein Steuerberaterwechsel ist zu jedem Zeitpunkt möglich
  • Relevante Daten werden an den neuen Steuerberater übergeben

 

 

Über die Autoren dieses Beitrags:

STB Dr. Schenk ist zusammen mit STB Matheis Gründer der bundesweit und international tätigen STEUERRAT AG Steuerberatungsgesellschaft mit Sitz in Heidenheim (steuerrat.ag). Zusammen mit fünf weiteren Aktionären und Berufsträgern (Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte), den dahinter stehenden fünf bundesweiten Verbundkanzleien und rund 40 Mitarbeitern betreut STEUERRAT vornehmlich kleine und mittlere Unternehmen. Darüber hinaus berät STEUERRAT andere Steuerkanzleien bei komplexen Sachverhalten, in Organisationsfragen und beim Qualitätsmanagement. STEUERRAT sieht sich als Digitalisierungszentrum des deutschen Mittelstands. STEUERRAT verfügt über eine eigene IT Entwicklungsabteilung und schafft digitale Beratungslösungen (TaxTech) für die von ihr betreuten Unternehmen. STB Dr. Schenk selbst hat als STEUERRAT Verbundkanzlei die KANZLEI DR. SCHENK (kanzleidrschenk.de), eine ISO zertifizierte Steuerkanzlei, STB Matheis (stb-matheis.de) hat ebenso eine ISO zertifizierte Steuerkanzlei, mit 18 Mitarbeitern im STEUERRAT Verbund. All das, was beide Steuerberater mit ihren fünf Partnern tun, kanalisiert sich über die STEUERRAT AG als Marke und „One Face to the Customer“.

Bild: Die sieben Berufsträger der STEUERRAT AG (von links oben: STB Dipl.-Kfm. Dr. Rainer Schenk, STB/WP/RA Thorsten Jakobi, STB Dipl.-Kfm. Joachim Matheis, RA Bernhard Reindl, STB/Bachelor of Laws (LL.B.) Pascal Mack, RA Patrick Häusler, RA Joachim Griesang).

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